大家經(jīng)常搜索各種外貿(mào)技巧、干貨，其實(shí)各位不僅僅著眼于某個(gè)環(huán)節(jié)的小細(xì)節(jié)，更應(yīng)該有“宏觀”的思考。通過(guò)流程化與步驟來(lái)梳理外貿(mào)工作，是外貿(mào)業(yè)務(wù)中一個(gè)非常必要的環(huán)節(jié)。今天在這按照一般的回復(fù)流程，教你一步一步在外貿(mào)詢(xún)盤(pán)上拉近與客戶(hù)的距離。特別是對(duì)于外貿(mào)新人，看到就是賺到！
俗話說(shuō)看什么人說(shuō)什么話，這是做生意的戰(zhàn)術(shù)!而海外客戶(hù)中，有大買(mǎi)家，也有小買(mǎi)家，主要可分為工廠(原料采購(gòu))、貿(mào)易商、中間商、終端銷(xiāo)售、資本貨采購(gòu)商、個(gè)人消費(fèi)者和其它。對(duì)于外貿(mào)新手而言，好不容易收到1條詢(xún)盤(pán)，必須先從該詢(xún)盤(pán)中獲取有效信息，看清楚給你發(fā)詢(xún)盤(pán)的人是個(gè)什么level的，什么類(lèi)型的，對(duì)你絕對(duì)有利無(wú)害。如果是個(gè)Manager，你就得注意了，身份不對(duì)等沒(méi)事，關(guān)鍵人家Manager沒(méi)空和你瞎扯淡，因此在回復(fù)你要做得周到細(xì)致得讓他豎起大拇指！他想要的信息一定得滿(mǎn)足，而且最好能給足200%，把他沒(méi)想到的部分也給上，比如人家問(wèn)你price，你把shipping啥的都給上那就完美，Manager一高興，好，訂單就給你了。先理解后報(bào)價(jià)：對(duì)買(mǎi)家的詢(xún)盤(pán)做詳細(xì)分析，勿急勿躁，快回復(fù)不一定能抓住買(mǎi)家的心只有優(yōu)質(zhì)回復(fù)才行。不問(wèn)已經(jīng)告知的問(wèn)題：仔細(xì)看詢(xún)盤(pán)內(nèi)容，千萬(wàn)不要再問(wèn)對(duì)方已經(jīng)告訴你的信息 。幫買(mǎi)家多走一步：換位思考，思考買(mǎi)家在什么場(chǎng)景問(wèn)你這個(gè)問(wèn)題，換做你，希望得到什么樣的答復(fù)。這里給大家貼一些真實(shí)采購(gòu)商在我們后臺(tái)反饋的問(wèn)題：It seems that sellers do not read the buying post carefully or choose to ignore requirements. I was spammed with offers which did not meet my requirements at all and I clearly described my requirements.
*賣(mài)家似乎不仔細(xì)看我的詢(xún)盤(pán)要求，那么多亂七八糟的報(bào)價(jià)把我淹死了也找不到一個(gè)按照要求寫(xiě)的*
The replies are not even close to what I am requesting. I am angry about this.
*回復(fù)根本不是我想要的，我很生氣*
You people pay no attention whatsoever as to what I requested. Nor do you reply to specific requests as per my recent e-mail to Bill Xu. You are about as useful as a cockroach in a kitchen
*你們的人根本不關(guān)注我索要的是什么信息，你們就像廚房的蟑螂一樣無(wú)用*
The companies are not reading what I need correctly. Not even looking at my website I sent for clarification.
*這些公司都不仔細(xì)看我寫(xiě)了什么，也從不看我的網(wǎng)站來(lái)明確我的意思*
理解是溝通的基礎(chǔ)，仔細(xì)看懂詢(xún)盤(pán)的問(wèn)題和需求比及時(shí)回復(fù)更重要。第三步：解析買(mǎi)家詢(xún)盤(pán)信息明確買(mǎi)家需求之后，第三步我們要做的是對(duì)這條詢(xún)盤(pán)進(jìn)行分解。千萬(wàn)不要著急，急著回復(fù)覺(jué)得買(mǎi)家一定會(huì)為你的快速回復(fù)買(mǎi)單，其實(shí)不然。勿急勿躁，真正花點(diǎn)時(shí)間靜下來(lái)好好分析下買(mǎi)家的詢(xún)盤(pán)，再提筆回復(fù)他。下面匯總了一些買(mǎi)家的詢(xún)盤(pán)中可能提到的需求分類(lèi)：
6. 語(yǔ)言問(wèn)題(是否需要支持其他語(yǔ)種，尤其是產(chǎn)品說(shuō)明書(shū))針對(duì)報(bào)價(jià)這塊，建議如下：
(1)當(dāng)買(mǎi)家詢(xún)問(wèn)的產(chǎn)品較多的時(shí)候，最好列一個(gè)excel表格給買(mǎi)家，這樣買(mǎi)家一目了然。(2)當(dāng)買(mǎi)家給出的價(jià)格低于你的成本價(jià)時(shí)候，不要?dú)怵H，用專(zhuān)業(yè)度和誠(chéng)懇打動(dòng)對(duì)方 。在你無(wú)法再降價(jià)的時(shí)候，是不是就覺(jué)得這個(gè)買(mǎi)家肯定不會(huì)要你的而是選擇更低價(jià)的那家供應(yīng)商。不然，在這種時(shí)候，要對(duì)自己的產(chǎn)品有信心，當(dāng)然你也得非常知道自己產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)在哪里。若你想說(shuō)服買(mǎi)家，需要拿出各種論據(jù)，告知買(mǎi)家市場(chǎng)上此類(lèi)產(chǎn)品有多少類(lèi)型，每種價(jià)位如何，A價(jià)位的原因是什么?B價(jià)位的原因是什么?而你給自己產(chǎn)品定價(jià)為C價(jià)位的原因是什么?看看有沒(méi)有什么數(shù)據(jù)可以支持你的觀點(diǎn)，例如原材料行情等。所以這類(lèi)詢(xún)盤(pán)報(bào)價(jià)的前提是你對(duì)自己的產(chǎn)品非常熟悉和自信。當(dāng)買(mǎi)家說(shuō)你的產(chǎn)品價(jià)格太高的時(shí)候，你是否需要降價(jià)來(lái)滿(mǎn)足他?這個(gè)要看，有些國(guó)家買(mǎi)家會(huì)覺(jué)得一旦你降價(jià)之后，可能會(huì)在質(zhì)量上減分，如果是這樣他們是不會(huì)和你合作的。這樣的時(shí)候，需更抓住機(jī)會(huì)把握買(mǎi)家，以產(chǎn)品和工廠實(shí)力來(lái)傳遞你的實(shí)力?？梢园才艑?shí)地看廠，或者直接把你的產(chǎn)品圖片，產(chǎn)品操作視頻或者工廠圖片、工廠視頻拍攝傳給買(mǎi)家。針對(duì)寄樣，建議如下：
(1)如果客戶(hù)第一封信就問(wèn)你要樣品，最好考慮清楚再給予回復(fù)。這個(gè)買(mǎi)家是否只是想要一個(gè)樣品罷了，之前有和你咨詢(xún)過(guò)非常專(zhuān)業(yè)的產(chǎn)品信息，是否有強(qiáng)烈的購(gòu)買(mǎi)欲望?此類(lèi)客戶(hù)可以選擇不寄。但是若買(mǎi)家說(shuō)愿意付快遞費(fèi)，也可以考慮，沒(méi)那么多極品買(mǎi)家只為了一個(gè)樣品而付快遞費(fèi)的，是否真的是想要樣品來(lái)測(cè)試下產(chǎn)品質(zhì)量?；蛘咴蹅円部梢越ㄗh先拍照，或者拍攝產(chǎn)品視頻傳給買(mǎi)家去看，等確實(shí)滿(mǎn)意之后再做決定。當(dāng)然，若貴公司確實(shí)較為雄厚，也可不錯(cuò)過(guò)任何貿(mào)易機(jī)會(huì)。(2)買(mǎi)家覺(jué)得你寄送的樣品較差之前溝通都不錯(cuò)，而一旦寄樣之后，買(mǎi)家覺(jué)得可能樣品較差的時(shí)候該怎么把握賣(mài)家呢?首先需要明確是你的產(chǎn)品本身的質(zhì)量問(wèn)題，還是說(shuō)樣品在運(yùn)輸過(guò)程中導(dǎo)致破損。如果是前者試著和買(mǎi)家談判是否哪一方可以做妥協(xié)，而如果是后者則建議再次寄樣或者和買(mǎi)家解釋清楚，拍前后照片給買(mǎi)家，贏取買(mǎi)家信任。第四步其實(shí)是最關(guān)鍵的一步，拿到詢(xún)盤(pán)的激動(dòng)，分析詢(xún)盤(pán)的仔細(xì)，回復(fù)詢(xún)盤(pán)時(shí)候就顯得異常緊張了，因?yàn)橹澳闼胁襟E的努力就靠這一步來(lái)傳遞了，成敗在此一舉，加油!回復(fù)詢(xún)盤(pán)時(shí)候需要關(guān)注以下幾點(diǎn)：
3. 查看回復(fù)內(nèi)容結(jié)構(gòu)是否完整4. 價(jià)格和產(chǎn)品是否已經(jīng)考慮同行競(jìng)爭(zhēng)5. 是否主動(dòng)推進(jìn)，并留給買(mǎi)家再次回復(fù)形成互動(dòng)的空間6. 你的產(chǎn)品行業(yè)專(zhuān)業(yè)度夠了嗎?7. 一個(gè)詢(xún)盤(pán)究竟多久回復(fù)較合適自家優(yōu)勢(shì)可以體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：
l 價(jià)格有絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)l 有多年生產(chǎn)或外貿(mào)經(jīng)驗(yàn)l 有參加買(mǎi)家當(dāng)?shù)氐恼箷?huì)，或業(yè)內(nèi)知名展會(huì)，l 有自己的研發(fā)團(tuán)隊(duì)Q:一個(gè)詢(xún)盤(pán)究竟多久回復(fù)較合適?A:這里想要對(duì)供應(yīng)商朋友們提個(gè)建議，尤其是比較初級(jí)的賣(mài)家，建議養(yǎng)成工作日查看郵件的形式，建議詢(xún)盤(pán)在24-48小時(shí)內(nèi)回復(fù)較好，不超過(guò)3天。買(mǎi)家詢(xún)盤(pán)時(shí)效需求：1. 希望賣(mài)家快速回復(fù)：24小時(shí)/48小時(shí)，至少3天內(nèi)回復(fù)，不然3天后可能已經(jīng)找到其他賣(mài)家了。3. 希望平臺(tái)直接規(guī)定賣(mài)家必須3天內(nèi)回復(fù)1. 盡可能24小時(shí)回復(fù)外貿(mào)郵件和詢(xún)盤(pán)2 . 用自己個(gè)人郵箱沒(méi)關(guān)系，但是得記得郵箱同步啊4 . 綁定移動(dòng)通訊工具，及時(shí)聯(lián)系郵件的標(biāo)題也非常重要，以下列舉幾個(gè)注意事項(xiàng)：1. 郵件標(biāo)題用客戶(hù)名稱(chēng)與供應(yīng)商名稱(chēng)譬如: To David McIntyre from Kevin Wang, 或者 To JC Penny from Blue Sun Company. To…From…結(jié)構(gòu)的郵件標(biāo)題，可以讓買(mǎi)家清晰看到這個(gè)郵件的接收人與發(fā)件人，此外如果是回復(fù)詢(xún)盤(pán)的郵件小編倒是不建議更改太多標(biāo)題內(nèi)容，買(mǎi)家對(duì)自己發(fā)的詢(xún)盤(pán)多少有點(diǎn)印象。2. 郵件標(biāo)題用產(chǎn)品報(bào)價(jià)譬如: Preferential quotation for Model 123 at the price of US$8.99 FOB Yantian 這個(gè)標(biāo)題清晰明了，買(mǎi)家一看就知道某一種型號(hào)產(chǎn)品的具體報(bào)價(jià)。但是當(dāng)產(chǎn)品型號(hào)非常長(zhǎng)的時(shí)候，需要小心了，可以調(diào)整否則容易被服務(wù)器當(dāng)做垃圾郵件過(guò)濾掉。3. 郵件標(biāo)題用客戶(hù)求購(gòu)的產(chǎn)品名稱(chēng)譬如：Model 123 digital photo frame in European Market, 或者 Product catalog of digital photo frames with patented designs這個(gè)郵件標(biāo)題既能夠突顯買(mǎi)家查詢(xún)的產(chǎn)品類(lèi)型，也能突出自己產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)。以上只是初次詢(xún)盤(pán)的回復(fù)，那么回復(fù)發(fā)完之后外貿(mào)員是否就坐享其成了呢?不然，訂單可沒(méi)這么快能到手哦，所以我們后續(xù)的跟進(jìn)也非常重要。是不是買(mǎi)家在3天內(nèi)回復(fù)你才是代表你就有戲了?其實(shí)不然，只能說(shuō)明老外有及時(shí)查看郵件的習(xí)慣。但是，不乏一些國(guó)家的買(mǎi)家自己平時(shí)非常忙，尤其如果前期買(mǎi)家已經(jīng)和你溝通了許多，貿(mào)易也走了很多環(huán)節(jié)的時(shí)候，千萬(wàn)不要著急，這么長(zhǎng)時(shí)間的溝通后，客戶(hù)應(yīng)該不會(huì)輕易推翻一切重來(lái)。買(mǎi)家不回復(fù)你可能是沒(méi)有及時(shí)打開(kāi)郵箱，或者暫時(shí)比較忙安排其它事情優(yōu)先，這種情況下建議是對(duì)客戶(hù)表示理解，建議如果長(zhǎng)期沒(méi)收到可再發(fā)一封信問(wèn)一下郵件沒(méi)有收到答復(fù)是不是其它事情比較忙，或者真的就被系統(tǒng)過(guò)濾了也不一定，可在信里告訴賣(mài)家你會(huì)繼續(xù)等候客戶(hù)的進(jìn)一步消息，如果只顧催單反而可能有反作用，過(guò)猶不及!
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